【劇的効率化】事務作業のパフォーマンスを高める業務改善術

投稿日:2018年2月20日 更新日:

パフォーマンス

仕事がデキる人になりたい!

社会人なら誰でもそう思いますよね。では仕事がデキる人ってどんな人だと思いますか?

営業トークがうまい人?業務に関する知識が豊富な人?作業処理が抜群に早い人?クリエイティブなアイデアがどんどん出てくる人?

実は答えはもっと単純で、「時間をうまく使いこなせること」が仕事がデキル人の大きな特徴です。時間はどんな人間にも平等に与えられているものですが、過ぎ去った時間を取り戻すことは絶対にできません。

限られた時間の中で、自分の持つスキルを最大限に発揮しながら生産性をアップする…デキる人はこのポイントが非常に優れているのです。

業務の中でも事務作業はもっとも効率化がしやすいのですが、もしあなたが「仕事をやってもやっても終わらない…」「思うような結果を得られない…」と思っているのなら、もしかしたら自分の持つ時間を有効に使えていないせいかもしれません。

仕事ができる人は事務処理も驚くほど早いんですよ。ですからあなたもまずは事務作業の改善化を図ってみましょう。

このページでは、仕事がデキる人が行っている効率的に業務を進めるための事務作業改善術をご紹介します。参考にしていただいて、ぜひあなたの仕事の効率化に役立ててください。

整理整頓

デキる人ほど、机の上はきれいだと思いませんか?整理整頓はあなたの作業効率を高める最たるもの。

机の上がごちゃごちゃしたまま仕事をしていても

「あれ?あの資料どこ行ったっけ?」ガサガサ…

「あれ?経費用のレシートこの引き出しに入れたと思ったのに…」ゴソゴソ…

探し物で時間を無駄に費やす事態になることは容易に想像できますよね。一つの作業をするごとに探し物をしているようでは、仕事はどんどん山積みになっていきます。

また、脳にとっても整理整頓はとても重要。視界に入るものが多いだけで、脳はたくさんの情報を処理しなければいけなくなるので、気が散って疲れるのです。

PCもデスクトップに沢山のファイルやフォルダを保存しておけば置くほど、立ち上げまでに時間がかかりますよね。それと同じことが脳でも起こるのです。

ですから机の上がすっきりとシンプルなほど、効率的に業務を進められたり、アイデアも生まれやすくなるのです。

そのためには、たまりやすい資料は1週間に1回は見直して、必要のないものはその都度処分したり、PDFで保存して紙媒体は捨てる。文房具は厳選したものを少しだけ持つ。

このように机の上に置くものは最小限にすることが、仕事をスムーズに進める環境づくりの一つになります。

Todoリスト

todoリスト

やらなければいけない仕事が多ければ多いほど、人の脳は情報を整理するのにエネルギーを使い、疲弊していきます。

人間はもともと本能的に、全く違う事柄が同時に気になってしまうという性質があります。これは自然界で生きるうえでは、一つのことに集中することは命の危険にさらされる危険性があったため、自然と身についた本能です。

この本能が現代の人間にも備わっていますが、命の危機にさらされる危険性がほとんどない仕事社会では、思考がいろんなことに廻ればめぐるほど生産性が下がってしまいます。

また、目標達成までのタスクが多すぎる場合、「あれもしなきゃ」「これもしなきゃ」と思いすぎて、「ゴールまでが遠すぎる…」とモチベーションが下がる可能性まであります。

しかし、1日で業務に使える時間は限られていますよね。そのため、タスクが多すぎる場合も、一つ一つこなしていくしか方法はないのですが、そのためには時間内に集中力を最大限に発揮する必要が出てきます。

そのために有効なものがTo doリスト。To doリストを作るポイントとしては、

①すべき仕事を箇条書きで書く

②その仕事に優先順位を付ける

③優先順位順に、仕事をこなしていく

④1日で、もしすべて終わらなくても気にしない(その日に終わらせなければいけない仕事は別です)

⑤次の日のTo doリストを作成する

このような流れでリストを作成し、実行します。箇条書きにすることで、全体の仕事を俯瞰してみることができますし、限られた時間の中でどの業務を優先すべきか、業務を見える化することで整理できるのです。

また、「優先順位の高いものを終わらせることができた!」という達成感と満足感が生まれるので、モチベーションアップにもつながります。

ポモドーロテクニック

ポモドーロ・テクニックは、25分間集中して業務に取り組んだあと、5分ほど休憩するという時間術の一つ。短時間の集中を繰り返すことで、仕事に集中して生産性を最大限に高めます。

1990年代に作家のフランチェスコ・シリオ氏によって開発されたテクニックですが、実践すればするほど、自然と集中状態になりやすくなり、集中力が強化されていきます。

タイマーを使う方法が一般的ですが、スマホにもタイマーが搭載されており、バイブレーション機能で時間を計れば会社で行っても支障がありません。

休憩時間を含めて一つの作業を30分で区切っていますが、これが最小単位ということ。ただ、それよりも集中力が持たない場合や、電話がしょっちゅうかかってくる部署など、集中する時間が長くとれない場合は、15分ほどに短縮しても大丈夫です。

①25分で行う作業をひとつだけ決める

②タイマーをかけて、25分間集中して業務をおこなう

③25分経ったら、5分ほどの短い休憩をとる

④もし25分で作業が終わらなかったら、その作業を続けて行う

⑤①~④を何度か繰り返し、途中で長めの休憩をとる

ポイントとしては、もし25分で一つのタスクが終わらなくても、休憩をしっかりとるということです。「もう少しで終わりそう…」というところでやめると、もう少し作業を行いたいという感覚が残るので、仕事を続ける意欲にもなります。

また未解決のタスクが残ることで、休憩中も脳は無意識にその業務について思考を巡らせます。その無意識の思考のお陰で、いざ作業に戻った時に、休憩前よりもスムーズに処理ができるのです。

思考を書き出す

思考

ポモドーロ・テクニックで少し触れましたが、人は未解決のタスクを無意識に考えてしまう癖があります。これが事務作業ならポモドーロ・テクニックで消化していけばいいのですが、時に解決できないような不安や不満が残っている場合がありますよね。

例えばプライベートな悩みやお金の不安、人間関係の軋轢などなど…これらの不満はすぐに解決できないせいで、クヨクヨ悩んでしまう時間が多くなり、結果として仕事の効率が下がってしまうのです。

でもあなたがこれらの解決できない不満についてずっと悩んでいても、仕事に悪影響なだけで現実は改善されませんよね。そんなときは、悩みや不安をいったん紙にすべて書き出します。

そして近日中に解決すべきこと、後日解決すべきこと、今はどうにでもできないこと、など分けて整理をしてみてください。整理することで解決方法が見つかったり、もし見つからなくてもアプトプットすることで思考のループが止まる効果が期待できます。

思考のループが止まれば、仕事に集中できますので、一度アウトプットをしてみましょう。簡単なテクニックですが、驚くほど効果がありますよ。

雑務は一気に終わらせる

業務の中で気が散るものの一つに雑務があります。雑務は一つにかかる時間は少ないものの、複数たまってしまうと「はやくやらなきゃ…」と頭を悩ませる原因になり、今ある目の前の仕事に集中できなくなります。

伝票を書く、交通費の計算をまとめる、貸し出しの資料をまとめる…などなど、やらなければいけない雑務をまずは紙か付箋に書き出します。

そのメモをまずは目に見えないところに隠し、今ある仕事に集中します。そして1日の終わりに時間を取って、それらの雑務を一気に終わらせていくのです。

1日の最後は疲れていて、どんな人でも集中力が必要となるクリエイティブな作業はできません。しかし、あまり思考力の必要がない雑務ですと、事務的にサクサクと終わらせることができるのです。

沢山あった雑務を一気にこなしていくのは、とても気持ちがいいですよ。逆に雑務を次の日に持ち越してしまうと、「ああ、まだアレをやってない…」と気になるので要注意。

人に任せる

人に任せる

仕事が終わらない人の特徴の一つに、何でも自分でやろうとする…というものがあります。でも人は、必ず適性や得意分野があり、自分一人でなんでもできるわけではありません。

「自分でできる」と思っていても、実は非効率的で時間がかかってしまっていることを自覚してみましょう。仕事は会社に所属している以上、たくさんの人の中で行います。

どの人がどの仕事が得意なのか、見極める目を養うことにもなりますし、信頼して任せることであなたの仕事もスムーズに進みます。

また人は、人の役に立った、人の助けができた…と思った時に深い満足感を得られるので、仕事を任されることは相手にとっても嬉しいことなんですよ。そしてあなたも、もしほかの人に助けてもらったら、あなたの得意な業務でその人を助けてあげましょう。

お互いに得意な仕事を分担し合い、コミュニケーションも円滑になりますから、いいことづくめです。

まとめ

仕事を円滑に進めるために必要なことは、いかに目の前の仕事に集中してパフォーマンスを高められるかにかかっています。今回は自分のパフォーマンスを最大限に発揮するためにできる事務作業改善方法をご紹介しました。

どのテクニックも実践するのが簡単で、しかも効果が高い方法です。

例えば「思考を書き出す」といった方法を見たときに、「こんなの大した効果は上がらないよ。」と思うかもしれませんが、実際に書き出してみると驚くくらい自分の心が落ちつくことがわかります。

人は1日のうちに何万回も思考を繰り返しているといわれていますから、その思考を仕事を集中することに向けられれば、今以上に仕事がはかどることは間違いありません。

また、身の回りの整理整頓を習慣化できれば、仕事をする上で快適な毎日を過ごすことができます。

もしあなたが「仕事が山積みで終わらない~~!!」とお悩みなら、テクニックのどれか一つでもいいので、ぜひ実践してみてくださいね。

以上、「仕事を効率的に進めてパフォーマンスを上げる!デキる人の業務改善術」でした。

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